Malattia dei lavoratori: dal 2026 cambiano le regole nel flusso UniEmens

Cosa devono sapere imprese, imprenditori e responsabili HR

A partire dal 2026 la gestione amministrativa delle assenze per malattia dei lavoratori dipendenti subirà un aggiornamento importante sotto il profilo operativo e informatico. Non si tratta di una modifica che incide sul diritto del lavoratore alla tutela economica in caso di malattia, ma piuttosto di un cambiamento nella modalità con cui tali eventi devono essere comunicati all’INPS attraverso il flusso contributivo UniEmens.

La novità nasce dal Messaggio INPS n. 3029 del 10 ottobre 2025, con il quale l’Istituto ha definito nuove modalità di esposizione degli eventi di malattia e del relativo conguaglio dell’indennità anticipata dal datore di lavoro. L’entrata in vigore inizialmente prevista per gennaio 2026 è stata successivamente posticipata al mese di competenza marzo 2026, concedendo così a imprese, consulenti del lavoro e software house il tempo necessario per adeguare i sistemi di gestione paghe.

Il cambiamento riguarda quindi soprattutto la dimensione tecnica e procedurale della denuncia contributiva, ma ha comunque riflessi rilevanti sull’organizzazione delle attività amministrative aziendali, in particolare per chi gestisce internamente l’elaborazione delle paghe o per gli studi professionali che si occupano di amministrazione del personale.

Perché l’INPS modifica la gestione della malattia

La gestione delle assenze per malattia rappresenta da sempre uno dei momenti più delicati nell’amministrazione del personale. Quando un lavoratore si ammala, infatti, entrano in gioco diversi soggetti e diversi flussi informativi: il medico che trasmette il certificato telematico, l’INPS che riconosce l’indennità economica e il datore di lavoro che, nella maggior parte dei casi, anticipa l’importo al dipendente recuperandolo successivamente tramite conguaglio contributivo.

Questo meccanismo, consolidato da anni, ha tuttavia evidenziato nel tempo alcune criticità legate alla qualità e alla coerenza dei dati trasmessi nei flussi contributivi. In particolare, la gestione mensile degli eventi non sempre consentiva di verificare con precisione la corrispondenza tra i certificati medici registrati dall’INPS e le assenze dichiarate dalle aziende.

Proprio per questo motivo l’Istituto ha deciso di intervenire sulla struttura informativa del flusso UniEmens introducendo una modalità di esposizione più analitica e dettagliata degli eventi di malattia, con l’obiettivo di migliorare i controlli, ridurre le incongruenze e rendere più efficiente il sistema di gestione delle indennità previdenziali.

Si tratta quindi di un passaggio che si inserisce in un processo più ampio di digitalizzazione e rafforzamento dei controlli contributivi, già avviato negli ultimi anni con l’evoluzione dei flussi UniEmens.

La novità principale: il calendario giornaliero della malattia

L’elemento più significativo introdotto dalle nuove regole riguarda l’obbligo di compilare nel flusso UniEmens il calendario giornaliero dell’evento di malattia.

In pratica, ogni episodio di malattia dovrà essere indicato non più soltanto come periodo complessivo di assenza, ma attraverso la valorizzazione del singolo giorno di calendario. Nel flusso UniEmens dovrà quindi essere compilato l’elemento dedicato al giorno di assenza, consentendo all’INPS di ricostruire con precisione l’intero evento.

Questo significa che il sistema informativo previdenziale potrà verificare con maggiore accuratezza la corrispondenza tra:

• il certificato medico trasmesso dal medico curante
• il periodo di assenza dichiarato dall’azienda
• l’indennità economica di malattia riconosciuta,
• gli eventuali accrediti figurativi ai fini previdenziali.

L’introduzione di una gestione giornaliera consente quindi di superare alcune delle approssimazioni che caratterizzavano la precedente gestione basata principalmente su dati mensili.

Quando entreranno in vigore le nuove regole

Il percorso normativo di questa modifica si è sviluppato in due momenti distinti.

Con il Messaggio INPS n. 3029 del 2025, l’Istituto ha introdotto le nuove modalità di esposizione degli eventi di malattia nel flusso UniEmens, stabilendo inizialmente che le stesse sarebbero entrate in vigore dal mese di competenza gennaio 2026.

Successivamente, per consentire l’adeguamento dei sistemi informatici e delle procedure operative, l’INPS ha disposto un rinvio dell’applicazione. Con un ulteriore messaggio pubblicato nel dicembre 2025 è stato stabilito che la nuova modalità diventerà obbligatoria a partire dal mese di competenza marzo 2026.

Di conseguenza, per i mesi precedenti continueranno a essere applicate le modalità attualmente in uso.

Dal punto di vista sostanziale, le novità non modificano il diritto del lavoratore alla malattia né il sistema di tutela economica previsto dalla normativa vigente. Tuttavia, le modifiche introdotte avranno un impatto concreto sulle attività amministrative delle aziende.

In primo luogo, sarà necessario che i software di gestione paghe vengano aggiornati per consentire la corretta compilazione del nuovo calendario giornaliero nel flusso UniEmens. Questo aspetto riguarda sia gli studi professionali sia le aziende che gestiscono internamente l’amministrazione del personale.

In secondo luogo, le imprese dovranno prestare maggiore attenzione alla registrazione delle assenze giornaliere, assicurando una perfetta coerenza tra i certificati medici ricevuti e i dati inseriti nei sistemi paghe.

Infine, la maggiore granularità dei dati permetterà all’INPS di effettuare controlli più accurati sui conguagli delle indennità, riducendo il rischio di incongruenze tra le somme recuperate dalle aziende e gli eventi effettivamente registrati.

Un passo ulteriore verso la digitalizzazione dei flussi previdenziali

La riforma della gestione della malattia nel flusso UniEmens si inserisce in un percorso più ampio di evoluzione del sistema previdenziale italiano. Negli ultimi anni l’INPS ha progressivamente rafforzato la digitalizzazione dei flussi contributivi, introducendo strumenti sempre più avanzati di controllo e di integrazione delle informazioni.

L’introduzione di una gestione giornaliera degli eventi di malattia rappresenta quindi un ulteriore passo verso un sistema in cui ogni evento lavorativo è tracciato con precisione e verificabile in tempo reale.

Per le imprese questo significa operare in un contesto di maggiore trasparenza e affidabilità dei dati, ma anche adattarsi a procedure amministrative sempre più strutturate e digitalizzate.

Conclusioni

Dal mese di competenza marzo 2026, la gestione delle assenze per malattia dovrà essere effettuata secondo le nuove modalità previste dall’INPS, basate sulla compilazione del calendario giornaliero nel flusso UniEmens e su una gestione più dettagliata dei conguagli dell’indennità.

Per aziende e imprenditori è quindi opportuno verificare con anticipo che i propri sistemi amministrativi siano adeguati alle nuove regole e coordinarsi con il proprio consulente del lavoro per evitare errori nelle dichiarazioni contributive.

Si tratta di un cambiamento che, pur essendo principalmente tecnico, rappresenta un tassello importante nel processo di modernizzazione del sistema previdenziale e nella costruzione di un modello di gestione del lavoro sempre più digitale, tracciabile e integrato.

Redazione a cura dell’ H.R. Dr. Alessandro Gradelli